Microsoft Teams: Dynamische und einfache Zusammenarbeit im Ehrenamt


Veröffentlicht am: 05.04.2018
Zuletzt aktualisiert: 05.04.2018


In ehrenamtlichen Strukturen sind Teams für Projekte, Gremien oder Aufgaben meist sehr dynamisch. Um einen beständigen Kern aus Führungskräften wechseln die Helferinnen und Helfer regelmäßig. Zudem nutzen Ehrenamtler meist ihre privaten Mobiltelefone zur dienstlichen Kommunikation. Mit Microsoft Teams können Mitarbeiter aus solchen Strukturen unkompliziert zu einem virtuellen Team zusammengefasst werden.

Microsoft Teams ist ein chatbasierter, virtueller Arbeitsplatz aus dem Microsoft-Office-365-Universum. Fördern Sie die dynamische Zusammenarbeit in Gruppen, indem Sie schnell und unkompliziert Dokumente teilen. Kommunizieren und arbeiten Sie über themenbezogene Kanälen mit anderen Gruppenmitgliedern zusammen. 

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Windows-Programm und browserbasiertes Tool
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Schnelles und unkompliziertes Anlegen von Gruppen
  • Teilen von Dateien per Drag-and-drop
  • Direkter Zugang zur SharePoint-Teamsite
  • Unkomplizierte Planung von Gruppenterminen
  • Integration vieler Office-365-Apps wie Skype, Planner, OneNote in einer Oberfläche

Mit der Microsoft-Teams-App für Smartphones (Android, iOS, Microsoft) können Sie zudem von unterwegs chatten oder auf Dateien zugreifen. Die mobile Chatfunktion kann somit den Einsatz anderer Messenger ersetzen.

Vielfältige Möglichkeiten

Die themenbasierte Zuordnung der Gespräche in Kanälen sorgt dafür, dass die Informationen für den relevanten Personenkreis sichtbar sind. Erstellen Sie Kanäle für Projekte, Termine oder Helfergruppen und laden Sie die relevanten Teammitglieder ein. Der Unterhaltungsfeed informiert Sie zudem über alle Aktionen Ihres Teams: Wird eine neue Registerkarte hinzugefügt, ein Mitglied gelöscht oder der Status geändert, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

Möchten Sie in Ihrem Team zusammen an einem Dokument arbeiten? Laden Sie das Dokument einfach im Team hoch! Alle Mitglieder haben nun Zugriff und können Veränderungen in Echtzeit mit der Gruppe teilen. 

Dank der Vernetzung mit anderen Office-365-Produkten können Sie Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien direkt online anlegen und bearbeiten, ohne die Teams-Oberfläche zu verlassen. Arbeiten Sie zeitgleich mit Kollegen an einem Dokument und tauschen Sie sich um Chat über die Fortschritte aus!

Erfahrenen Nutzern bietet die Integration der Dateien in SharePoint weitere vielfältige Möglichkeiten. Vergeben Sie spezielle Rollen und passen Sie Berechtigungen für einzelne Dateien genau an Ihre Bedürfnisse an.

Verlieren Sie nicht den Überblick über Ihre Aufgaben: Da mit jedem Team auch eine Microsoft-Gruppe angelegt wird, können Sie die App Microsoft Planner zur Aufgabenverwaltung innerhalb der Microsoft-Teams-Oberfläche nutzen. Legen Sie Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum an, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, fügen Sie Anlagen hinzu und kommentieren Sie einzelne Aufgaben.

Durch vielfältige Filter können Sie entweder alle Aufgaben Ihres Teams oder nur Ihre eigenen Aufgaben, sortiert nach Status, anzeigen lassen.

Das digitale Notizbuch OneNote ist automatisch in Teams integriert. Neben Notizen eignet sich dieses aber auch sehr gut zum Führen von Protokollen. Geben Sie beispielsweise durch den Einsatz von Tabellen eine Protokollstruktur vor. Trotzdem bleibt die Flexibilität eines Notizbuches, zum Beispiel das Schreiben an einer beliebigen Stelle, erhalten. Markieren Sie wichtige Informationen mit dem Textmarker oder durch Fettdruck.

Fazit

Microsoft Teams ist eine von vielen Möglichkeiten, wie ehrenamtliche Strukturen in Non-Profit-Organisationen, Wohlfahrtsverbänden oder kirchlichen Einrichtungen von der Digitalisierung profitieren können. Gerade dort, wo es schnell gehen muss, ist Teams ein sinnvoller und mächtiger Begleiter: Die Handy-App, eine übersichtliche Oberfläche und die Einbindung anderer Produkte aus Office 365 erleichtern die Organisation und Zusammenarbeit. Jeder Kanal verfügt über einen Chat und eine Dateiablage. Damit ist der größte Teil der im Ehrenamt benötigten Funktionen abgedeckt und es bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Sven Dinglinger ist seit Oktober 2016 IT-Service-Manager für das Ehrenamt bei der SoCura. Er ist seit über 20 Jahren als Ehrenamtler aktiv, unter anderem als Leiter Einsatzdienste, Jugendgruppenleiter und stellvertretender Bundesjugendsprecher bei den Maltesern. Zudem übernahm er weitere ehrenamtliche Tätigkeiten bei der Feuerwehr und der Arbeitsgemeinschaft der sieben helfenden Jugendverbände. Seine Branchenkenntnis setzt der Diplom-Informatiker bei der SoCura für die Konzeption, Implementierung und Betreuung von IT-Services ein. Er ist als Ansprechpartner für Technik und Funktionalität an der Entwicklung von ARNO beteiligt, der Software zur Ressourcenverwaltung für Non-Profit-Organisationen. Darüber hinaus betreut und berät er Kunden aus ehrenamtlichen Strukturen bei der effektiven Nutzung von Office-365-Diensten.

Sven Dinglinger
IT-Service-Manager


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