Digitale Bundesversammlung der Malteser

Veröffentlicht am: 15.10.2020
Zuletzt aktualisiert: 15.10.2020

Idee

Die Bundesversammlung der Malteser ist eine jährliche Zusammenkunft von 160 bis 180 Delegierten des Malteser Hilfsdienst e. V. Dieses Jahr waren die Programmpunkte unter anderem die Berichte, Wahlen und die Auswirkungen der Corona-Pandemie. Aufgrund der Pandemie konnte die Bundesversammlung 2020 nicht wie gewohnt stattfinden. Nach Überlegungen, ob doch eine reine Präsenzveranstaltung an einem entsprechenden Veranstaltungsort oder eine digitale Umsetzung erfolgen soll, entschieden sich die Veranstalter für eine hybride Lösung: In den einzelnen Diözesen sollten sich die Mitglieder persönlich treffen und sich gemeinsam mit einem Gerät in eine Microsoft-Teams-Besprechung einwählen. Das Präsidium und die Moderatoren trafen sich in Köln. Eine Videokonferenz sollte dann die Kameras der versammelten Teilnehmer übertragen, sodass man während der gesamten Veranstaltung einen Blick in alle Diözesen hatte. Technisch unterstützte die SoCura mit Beratung, Betreuung und technischen Endgeräten.

Vorbereitung

Die Mitarbeiter in den Diözesen statteten ihre Veranstaltungsräume mit einem Beamer, großem Bildschirm und Audiogeräten aus. Je nach Möglichkeit wurden zudem eine oder mehrere Kameras aufgestellt. Dabei achteten alle auf die Einhaltung der Corona-Sicherheitsmaßnahmen. In der Zentrale schlossen Techniker im Malteser Forum eine Kamera und je ein Mikrofon für den Sitzungsleiter und ein Mikrofon für das Rednerpult an. Für die Moderation wurde ein provisorisches Büro mit einem Computer-Arbeitsplatz und Drucker eingerichtet.
Neben den technischen Vorbereitungen gab es auch inhaltlich viel zu koordinieren. Auch hierfür nutzten die Veranstalter Microsoft Teams. So konnte die Moderation alle anfallenden Themen digital sammeln und diskutieren: Welche Tagesordnungspunkte gab es? Wer würde sich um die Präsentation kümmern? Wann sollte es Pausen geben? Zudem erhielten vorab alle Delegierten Zugriff auf die Berichte des Präsidenten und der Geschäftsführung, um sich auf die Bundesversammlung vorzubereiten.
Am Tag vor der Sitzung gab es einen Technik-Check, damit die Diözesen ihre Hard- und Software prüfen konnten. Für die Moderation vor Ort begann am Veranstaltungstag die Konferenz eine Stunde früher, um einen Puffer für unerwartete Ereignisse zu haben.

Durchführung

Am Tag der Bundesversammlung führte Microsoft Teams die Malteser deutschlandweit zusammen: Die Kameras und Mikrofone übertrugen die Reden und Präsentationen aus dem Malteser Präsidium in die Diözesen. Auch die Diözesen haben teilweise die versammelten Teilnehmer dauerhaft gestreamt und bei Beiträgen wurde auch hier der Ton übertragen. Damit alles in geordneten Bahnen ablief, gab es in jeder Diözese einen technischen Moderator, der Bild und Ton überwachte und beispielsweise das Mikrofon aktiv und stummschaltete.
Eine besondere Herausforderung waren die Wahlen, die von den Delegierten in den Diözesen mit Stift und Papier durchgeführt wurden. Die vor Ort ausgezählten Teilergebnisse wurden in der Malteser Zentrale zusammengeführt. Hierfür kam unter der Beachtung des Berechtigungskonzepts Microsoft Forms zum Einsatz.

Rückmeldungen

Anders, aber erstaunlich gut – Nach der Versammlung waren die Teilnehmer zufrieden. Vor allem vom Präsidium gab es viel Lob für das digitale Wagnis, für das die SoCura und die Malteser die technischen Voraussetzungen geschaffen hatten. Auch Service-Manager Sven Dinglinger von der SoCura zieht ein positives Fazit: „IT-Infrastruktur, Microsoft-365-Lizenzen, geeignete Endgeräte: Hier zeigt sich, dass wir durch unseren IT-Service bereits im Vorfeld alle Voraussetzungen geschaffen haben, um ein solches Ereignis auf die Beine zu stellen. Diese Veranstaltung kann als Vorbild für zukünftige Zusammenkünfte gesehen werden. Es wird beispielsweise überlegt, die Generalversammlung der deutschen Assoziation des Malteserordens in ähnlicher Weise umzusetzen.“

Fazit

Die Veranstaltung war für alle neu und spannend. Trotz kleiner Hürden war es so aber möglich, eine ordentliche Bundesversammlung mit vereinsgerechten Wahlen in angemessener Zeit und für jeden Delegierten zugänglich durchzuführen. Natürlich ist die persönliche Versammlung weitaus geselliger, aber in Zeiten, in der Nähe leider nicht immer physikalisch gelebt werden kann, ist diese Art der hybriden Veranstaltung eine erfolgreiche Umsetzungsform. Was wir daraus lernen: Die digitalen Möglichkeiten sind da, wir müssen sie nur nutzen!