Mit Skype for Business Präsenztermine ersetzen

Veröffentlicht am: 07.06.2019
Zuletzt aktualisiert: 07.06.2019

Computerbildschirm teilen, IP-Telefonie und Videokonferenzen sind nur einige der möglichen Messenger-Funktionen, mit denen Skype for Business die Arbeit in Wohlfahrtsorganisationen erleichtern kann. Durch den richtigen Einsatz der vielseitigen Kommunikationslösung von Microsoft lässt sich Zeit und Geld sparen. Denn eine Video-Konferenz über Skype for Business stellt in vielen Situationen eine Alternative zu Präsenzterminen dar und ersetzt damit teure Dienstreisen. Das Tool ist längst von einem einfachen Messenger zu einem leistungsstarken Programm für Online-Besprechungen geworden.

 

Funktionen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern

Kontaktliste

Integrierte Kontaktliste statt mühevolles Einfügen per Hand: Die Schnittstelle zu Microsoft Outlook erlaubt Ihnen den Zugriff auf Kontakten aus Ihrem Outlook-Adressbuch. So können Sie über das Skype-Suchfeld nach Personen in Ihrem Unternehmen suchen und diese direkt über den Messenger kontaktieren.

Gruppen

Sortieren Sie häufig kontaktierte Personen in Gruppen, um den Überblick zu behalten: Sie können beispielsweise Gruppen für Ihre Teamkollegen und externe Kontakte erstellen. So erkennen Sie auf einen Blick alle An- und Abwesenheiten.

Anwesenheit am Arbeitsplatz

Skype for Business gleicht automatisch den Anwesenheitsstatus mit Ihrem Outlook-Kalender ab. Dadurch können andere Personen über den Messenger schnell erkennen, ob Sie zurzeit in einem Termin oder für einen Chat verfügbar sind. Der jeweilige Zustand lässt sich ganz einfach über das Profilbild, den Kontaktnamen und der Visitenkarte ablesen. Auf Wunsch lässt sich der Status auch vorübergehend ändern.

Integration in Office-Anwendungen

Der Anwesenheitsstatus eines Skype-Kontaktes ist auch in anderen Microsoft-Office-Programmen zu sehen. So wird zum Beispiel in Outlook der Skype-Status des E-Mail-Empfängers direkt neben dem Namen angezeigt. Auch bei der Teamarbeit mit mehreren Anwendern an einem Word-Dokument kann der Anwesenheitsstatus oder die Visitenkarte der anderen Autoren abgerufen und bei Bedarf ein Skype-Chat gestartet werden.

Viele Möglichkeiten für Chats, Konferenzen und Co.

Kontaktaufnahme

Nutzen Sie verschiedene Skype-Funktionen, um Ihre Kollegen zu kontaktieren: Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Profilbild in Ihrer Kontaktliste und der Messenger zeigt Ihnen die zur Verfügung stehenden Kommunikationswege wie z.B. Chatnachricht, Skype-Anruf oder Video-Anruf. Mit einem Klick stellt Skype for Business die gewünschte Verbindung zu einem Kollegen her. Weitere Personen können anschließend per Drag & Drop des jeweiligen Kontaktbildes in das Gesprächsfenster zur Unterhaltung eingeladen werden.

Telefonkonferenz

Ob mit internen oder externen Kollegen: Sie können mit einem einfachen Headset am Computer oder einem Smartphone an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Laden Sie bis zu 250 Personen per Outlook mit einem individuellen Link zu einer Online-Besprechung ein. Ihre Teilnehmer können die Besprechung bequem aus ihrem Kalender starten.

Videokonferenz

Schließen Sie zusätzlich zum Headset noch eine Kamera an, um Ihre Besprechungen persönlicher zu gestalten. Dank intelligenter Technologie vergrößert das Programm automatisch das Fenster der Person, die gerade spricht.

Sie führen Besprechungen mit mehreren Kollegen von einem Gerät? Dann kann der Einsatz von Zubehör wie einem Fernseher oder einer besseren Kamera Sie dabei unterstützen.

Integration in Office-Anwendungen

Sie möchten Ihren Kollegen etwas erklären? Zeigen Sie es einfach an Ihrem Bildschirm! Neben der einfachen Übertragung, beispielsweise für PowerPoint-Präsentationen, können Sie auch die Steuerung komplett übergeben. So kann der andere Besprechungsteilnehmer Ihnen ganz einfach an Ihrem Bildschirm etwas zeigen, so als würde er direkt neben Ihnen stehen.

Fazit

Der Einzelanwender benötigt für die Anwendung von Skype for Business nicht mehr als einen Computer oder Smartphone mit Internetverbindung. Für Dienststellen kommt die Anschaffung von Zubehör in Frage, wie zum Beispiel ein Konferenztelefon oder eine hochwertige Webcam. Dabei sollte auf eine gute Qualität geachtet werden. Obwohl Skype die übertragenden Daten gut komprimiert, stellt eine adäquate Internetverbindung eine gute Bild- und Tonqualität für die Skype-Funktionen sicher.

In gemeinnützigen Organisationen wird ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen großgeschrieben. Dazu gehört auch, die Anzahl der Dienstreisen auf ein Minimum zu reduzieren. Das verringert nicht nur die Kosten, sondern auch die mit Reisen verbundenen Strapazen. Skype for Business kann hierbei helfen.

Skype for Business ist somit ein zeitgemäßes Tool, das die aktuellen technologischen Rahmenbedingungen nutzt, um Mitarbeiter aus Hilfsorganisationen bei der Arbeit zu unterstützen.

Sven Dinglinger ist seit Oktober 2016 IT Business Partner für das Ehrenamt bei der SoCura. Er ist seit über 20 Jahren als Ehrenamtler aktiv, unter anderem als Leiter Einsatzdienste, Jugendgruppenleiter und stellvertretender Bundesjugendsprecher bei den Maltesern. Zudem übernahm er weitere ehrenamtliche Tätigkeiten bei der Feuerwehr und der Arbeitsgemeinschaft der sieben helfenden Jugendverbände. Seine Branchenkenntnis setzt der Diplom-Informatiker bei der SoCura für die Konzeption, Implementierung und Betreuung von IT-Services ein. Er ist als Ansprechpartner für Technik und Funktionalität an der Entwicklung von ARNO beteiligt, der Software zur Ressourcenverwaltung für Non-Profit-Organisationen. Darüber hinaus betreut und berät er Kunden aus ehrenamtlichen Strukturen bei der effektiven Nutzung von Office-365-Diensten.

Sven Dinglinger
IT-Business-Partner

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