Nachgefragt: Wie arbeitet es sich mit ARNO?
Immer mehr Diözesen und Gliederungen überlegen, ARNO (Applikation zur Ressourcenverwaltung in Non-Profit-Organisationen) für die Verwaltung und Planung ihrer Ehrenamtlichen einzusetzen. Bei den Maltesern in Wetzlar ist ARNO bereits im Einsatz. Wir haben mit dem Notfallsanitäter Jan Philipp Jakob gesprochen, der die Einführung als Orts-IT-Verantwortlicher begleitet.
Warum habt ihr euch für ARNO entschieden?
Wir haben lange mit der Malteser Datenbank gearbeitet,wollten aber eine modernere, dynamischere Lösung, die die Möglichkeiten der Digitalisierung besser ausschöpft. ARNO ist eine Eigenentwicklung von den Maltesern und der SoCura. Das fanden wir spannend. Wir konnten uns das System auf einem Test-Server in Ruhe anschauen und haben dann entschieden, es bei uns einzuführen.
Hast du dich auf das Arbeiten mit ARNO gefreut oder warst du anfangs auch skeptisch?
Ich bin grundsätzlich offen für Neues und schon bei der Vorstellung sind mir Bedienungsoberfläche und Funktionsumfang sehr positiv aufgefallen. Deshalb hatte ich von Beginn an richtig Lust auf ARNO. Aber ich hatte auch etwas Respekt vor der Umstellung, konnte den dadurch entstehenden Aufwand nur schwer einschätzen. Würde ich, neben meinen sonstigen Aufgaben, genügend Zeit dafür finden? Unser Stadtbeauftragter Boris Falkenberg, der auch Präsidiumsmitglied im Malteser Hilfsdienst und dort für Digitalisierung zuständig ist, hat mir aber volle Rückendeckung zugesichert. Er hat die Vorteile des neuen Systems gesehen und für die Einführung in unserer Gliederung geworben.
Wie aufwändig war denn die Umstellung am Ende?
Wir wollten möglichst planvoll vorgehen und haben uns zunächst mal auf Personaldaten konzentriert. Mithilfe einer Excel-Datei konnten wir diese aus der Malteser Datenbank exportieren und in ARNO überführen. Es hat eine Weile gedauert, bis alle Helferdaten übernommen waren. Mittlerweile sind aber alle Helfenden im neuen System, neue legen wir direkt in ARNO an. Zur umfänglichen Nutzung benötigen diese ein malteser.org-E-Mail-Konto. Das ist kein grundsätzliches Problem, denn es gibt einen Präsidiumsbeschluss, dass alle Ehrenamtlichen eine Malteser E-Mail-Adresse bekommen sollen. Dennoch war das für mich beim Anlegen ein gewisser Mehraufwand, da ich auch viele E-Mail-Konten parallel erst noch anlegen musste.
Wofür nutzt ihr ARNO bereits?
In einem ersten Schritt haben wir damit begonnen, alle Daten unserer Helfenden in das
Personalmodul von ARNO zu übertragen. Damit sind nicht nur alle relevanten Informationen auf Knopfdruck verfügbar, sondern kommen wir auch unserem Ziel eines möglichst papierlosen Büros näher. Auch die weiteren Funktionen nutzen wir immer mehr. So machen wir die Dienstplanung für Impf- undTestzentren über das Veranstaltungsmodul von ARNO. Die Bestandsaufnahme und Ausgabe in unserer Kleiderkammer soll zukünftig über das Materialmodul laufen und auch zur Planung der Sanitätsdienst-Saison werden wir ARNO einsetzen.
Ist die Einführung von ARNO bereits vollständig abgeschlossen?
Nein, ganz fertig sind wir noch nicht. Aktuell läuft die Malteser Datenbank im Parallelbetrieb weiter, da gewisse Prozesse noch nicht abgeschlossen und noch nicht alle Helfer digitalisiert sind. Ich freue mich aber schon auf den Moment, wenn wir die Malteser Datenbank endgültig abschalten können. Ansonsten möchten wir ARNO nach und nach immer intensiver nutzen und die Module für Personal, Veranstaltung und Material zukünftig noch für weitere Themen einsetzen.
Welche Wünsche hättest du noch an ARNO? Was könnte vielleicht noch besser werden?
Da geht es nur um Nuancen, häufig muss man sich auch einfach nur etwas umgewöhnen. So sitzen die Häkchen teilweise nun an anderen Stellen als im alten System. Oder die Prozesse funktionieren etwas anders. So reicht es etwa bei der Dienstplanung nicht aus, in ARNO auf „Teilnehmen“ zu klicken. Man erhält eine E-Mail und muss dort über einen Link bestätigen, damit der Eintrag fest in die Dienstplanung übernommen wird. Das Schöne an ARNO ist aber auch, dass das System noch weiter verbessert und an unsere Bedürfnisse angepasst wird. Ich stehe mit dem ARNO-Projektteam der Malteser in engem Austausch. Natürlich können nicht alle Anregungen unmittelbar umgesetzt werden, aber sie haben diese dann zumindest schon mal auf dem Schirm.
Würdest du ARNO weiterempfehlen?
Auf jeden Fall! Man merkt, dass die Entwickler sich Gedanken gemacht haben, welche
Funktionalitäten uns beim Arbeiten mit den Ehrenamtlichen wirklich weiterhelfen. Auch die
Helfenden selbst geben viele positive Rückmeldungen und schätzen das Arbeiten mit dem neuen System immer mehr. Wir sind jedenfalls froh, dass wir uns für ARNO entschieden haben.
Wie kann ich mit ARNO starten?
Jede Diözese hat mindestens einen ARNO Ansprechpartner. Diese dürft ihr gerne ansprechen, um mehr über ARNO zu erfahren und gegebenenfalls damit zu starten. Wer das ist und viele weitere Informationen findet ihr auf der ARNO SharePoint Seite.
ARNO–Homepage (sharepoint.com)
ARNOistTeil vonZusammen.Digital – derMalteserDigitalisierungs-Initiative fürsEhrenamt!
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