Kundenreferenzbericht: E-Post

Im vergangenen März ging Deutschland in den ersten Lockdown und mit diesem mussten sich neben Privatpersonen auch Unternehmen auseinandersetzen. Schnelles Handeln war gefordert, damit die Geschäftsprozesse weitestgehend normal weiterlaufen konnten.

Auch die Malteser standen vor einigen Herausforderungen, wie etwa die Kollegen in Münster: „Wir mussten in kurzer Zeit eine enorme Menge an Briefen verschicken. Neben Absagen und Terminänderungen benötigten unsere ehrenamtlichen Helfer schnell eine Bescheinigung für ihren Arbeitgeber, da sie im Katastrophenschutz tätig sind“, erklärt Sebastian Barkemeyer, Diözesanreferent der Geschäftsstelle in Münster. Eine Alternative für den manuellen Versand musste her.

 E-Post als Lösung

Im Kunden-Newsletter Anfang 2020 wurde ein neuer Service der SoCura vorgestellt: Die Deutsche Post bietet ihren Kunden an, Post als E-Post zu versenden. Dafür muss der Brief online erstellt und abgesendet werden und die Post stellt diesen auf dem normalen Postweg zu. Das Postgeheimnis wird auch hier selbstverständlich gewahrt.

„Im Gespräch mit unserem Service Manager Marco Menge erfuhr ich mehr über diesen Service, der uns in der damaligen Situation sehr helfen würde“, sagt Barkemeyer. Er habe darüber zuvor im SoCura Kundennewsletter gelesen, aber der Service kam zunächst nicht in Frage, da die Diözesangeschäftsstelle in Münster für ihre lokalen Schreiben auf einen ortsansässigen Dienstleister zurückgriff.

Für den bundesweiten Einsatz greift man aber aus Ersparnisgründen ab sofort auf den Service der Deutschen Post zurück. Durch die aufgezeigte Alternative des zuständigen Service Managers konnten die Briefe bei der Post nachts gedruckt und dem Empfänger schnellstmöglich zugestellt werden. „Da wir fast zeitgleich alle ins Mobile Office gewechselt sind, wäre das Ausdrucken und Frankieren der Briefe zu einem großen Problem geworden“, so Barkemeyer.

Auch an anderen Standorten wird auf das Angebot zurückgegriffen: Jonathan Ullmann, Mitarbeiter der Diözesangeschäftsstelle in Würzburg, kannte das Angebot bereits und hat es bei der SoCura gleich gebucht, als es angeboten wurde. Seine Begründung „Es ist eine enorme Erleichterung im Alltag, da die bisherige Zeit für das Verpacken und Frankieren der Briefe entfällt und somit anderweitig genutzt werden kann. Außerdem lassen sich Briefe aus dem Mobile Office direkt unter Citrix versenden. Wir verwenden E-Post für individualisierte Massenmailings, sowie für einzelne Briefe wie zum Beispiel bei Untersuchungsaufträgen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchung.“

Wie sieht der Ablauf genau aus? Die Kolleginnen und Kollegen von Barkemeyer schreiben ihre Briefe und er lädt sie in das System hoch: „Leider muss man jedes Dokument einzeln hochladen, damit alles einheitlich ist. Dies ist aber alles tragbar während einer Pandemie“, erklärt Barkemeyer. Verbessern könnte man allerdings die Papierauswahl und es würde das Arbeiten erleichtern, wenn man unter Citrix nicht jedes Mal den Login wiederholen müsste: „Bisher muss man jedes Mal seine 14-stellige Kundennummer eingeben und leider gibt es nur eine Papierdicke. Für Gratulationsschreiben etwa wäre ein hochwertigeres Papier viel schöner.“

Ähnliche Verbesserungsvorschläge hat auch Ullmann: „Es wäre bei den Briefen klasse, wenn auch das Malteser-Logo auf dem Umschlag abgebildet wäre. Außerdem fehlt die Möglichkeit mit einem Login mehrere Kostenstellen zu bedienen.“

Wie wird E-Post genutzt? Die Nutzerinnen und Nutzer schreiben wie gewohnt ihre Briefe in Word oder in den Fachapplikationen und senden diese über die Druckfunktion direkt an E-Post. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Auftrags-Parameter (ein-/beidseitiger Druck, Farbe, Einschreiben, usw.) hinterlegt werden können.

Alles in allem ist der IT-Verantwortliche aus Münster zufrieden und wird auch in Zukunft vermehrt auf E-Post zurückgreifen.

Bis Anfang Dezember 2020 wurden bei der SoCura 5.339 Briefe über E-Post versendet, überwiegend im Hauptamt.