A, B oder C: Mit Microsoft Forms in wenigen Schritten zur Umfrage
In Hilfsorganisationen gibt es einiges zu organisieren: Die Anmeldung zum nächsten Orga-Treffen, die Terminfindung für die nächste Weihnachtsfeier oder die Bewertung einer vergangenen Schulung. Mit digitalen Lösungen gehört die Zettelwirtschaft bereits seit Längerem der Vergangenheit an. Im Haupt- und Ehrenamt werden Abfragen heutzutage fast immer über E-Mail, Excel-Liste oder soziale Medien gestartet. Das Umfragetool Microsoft Forms kann in vielen Situationen Abfragen sogar noch weiter vereinfachen. Das Tool ist einfach zu bedienen und wertet Antworten automatisch aus. Das spart Organisatoren Zeit für ihre eigentliche Arbeit.
Wir erläutern Ihnen in diesem Artikel die Vorteile von Forms und wie das Tool für verschiedene
Situationen in Hilfsorganisationen eingesetzt werden kann.
Anmeldeformulare
Wenn Sie schon einmal eine Excel-Tabelle als Anmeldeliste verschickt haben, kennen Sie das Chaos: Jeder Teilnehmer trägt sich in eine eigene Datei ein. Sie erhalten eine Menge ausgefüllter Excel-Listen zurück, die Sie öffnen und mühsam in eine Übersicht übertragen müssen.
Mit Microsoft Forms genügt ein einziges Anmeldeformular: Fragen Sie die benötigten Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Anschrift ab. In der Auswertung haben Sie dann automatisch alle Daten auf einen Blick. Die gewonnene Zeit können Sie in die Veranstaltungsplanung stecken.
Terminfindung
Sie haben verschiedene Tage zur Auswahl und möchten den besten Termin für Ihr Team finden? Mit Microsoft Forms können Sie in wenigen Schritten eine Terminabfrage erstellen. Stellen Sie ganz einfach mögliche Zeiten zur Auswahl. Ein Teilnehmer kann nur halbtags oder muss frühe rweg? Hier bietet sich ein optionales Kommentarfeld an. Möchten Sie die Verbindlichkeit erhöhen oder haben Sie Termindruck, können Sie zusätzlich eine Deadline einstellen.
Feedback
Wie fanden die Besucher das Helferfest? Was kann der Referent bei der nächsten M365-
Schulung besser machen? Feedback hilft Ihnen, Ihre Veranstaltungen besser an die Bedürfnisse im Haupt- und Ehrenamt anzupassen. Microsoft Forms bietet durch die Kombination verschiedener Fragetypen vielfältige Möglichkeiten. Erstellen Sie beispielsweise in wenigen Schritten eine Zufriedenheitsumfrage.
Quiz
Über die Quizfunktion lassen sich einfache Wissensüberprüfungen erstellen. Weil alle Fragetypen
universell einsetzbar sind, können Sie mit der Kennzeichnung richtiger Antworten aus normalen
Auswahl-, Kalender- oder Rangfolge-Fragen auch Quizfragen erstellen.
Mit diesen Optionen holen Sie noch mehr aus Ihrem Quiz heraus:
- Fragen in zufälliger Reihenfolge
- Verzweigte Szenarien
- Taschenrechner-Eingabefeld für Formeln und Gleichungen
- Versenden von Bewertungen bzw. Lösungen an die Teilnehmer
Fazit
Ob Terminabstimmungen, Evaluationen oder einfache Anmeldungen: Nicht nur im Ehrenamt ist Microsoft ein einfaches Tool, um schnell und unkompliziert Umfragen zu erstellen. Die Navigation ist intuitiv und auf das Wesentliche beschränkt. Durch die automatische Ergebnisdarstellung in Diagrammen haben Umfragenersteller eine Übersicht über die eingegangenen Antworten, ohne dass Sie selbsttätigwerden müssen. Für weitergehende Auswertungen steht ein nützlicher Excel-Export bereit.
Bei den Berechtigungen setzt Forms auf ein einfaches zwei-Stufen-Modell: Sie können Umfragen auf Personen innerhalb Ihres Unternehmens beschränken, beispielsweise bei Terminabfragen zu Einsatzbesprechungen. Die Namen der Teilnehmerwerden automatisch aus dem Organisations-Adressbuch übertragen. Möchten Sie wissen, wie ein Produkt bei Ihren Kunden ankommt? Hier können Sie die Umfrage auch Externen zugänglich machen. Die Antworten werden dann anonym versendet.
Microsoft Forms ist ein einfach zu bedienendes Tool mit überraschend vielen Einsatzmöglichkeiten. Für Organisationen aus Kirche und Wohlfahrt, die ohnehin M365 nutzen, ist dieser Dienst eine gute Alternative zu zeitaufwändigen Excel-Tabellen und E-Mail-Abfragen.
Sven Dinglinger ist seit Oktober 2016 IT Business Partner für das Ehrenamt bei der SoCura. Er ist seit über 20 Jahren als Ehrenamtler aktiv, unter anderem als Leiter Einsatzdienste, Jugendgruppenleiter und stellvertretender Bundesjugendsprecher bei den Maltesern.
Zudem übernahm er weitere ehrenamtliche Tätigkeiten bei der Feuerwehr und der Arbeitsgemeinschaft der sieben helfenden Jugendverbände. Seine Branchenkenntnis setzt der Diplom-Informatiker bei der SoCura für die Konzeption, Implementierung und Betreuung von IT-Services ein.
Er ist als Ansprechpartner für Technik und Funktionalität an der Entwicklung von ARNO beteiligt, der Software zur Ressourcenverwaltung für Non-Profit-Organisationen. Darüber hinaus betreut und berät er Kunden aus ehrenamtlichen Strukturen bei der effektiven Nutzung von M365-Diensten.
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